会議の議事録はAIに下書きさせ、人は5分で直す

議事録づくりで一番時間を食うのは、録音を聞き返す作業です。ここをAIに渡し、人は「事実の確認」だけを担当する分担に変えると、会議後の30分は5分で終わります。

なぜ聞き返しが重いのか

会議の録音は、探している箇所がどこにあるか分からないまま聞くことになります。30分の録音から決定事項を拾うには、結局ほぼ全部を聞くことになり、作業時間は録音の長さに比例します。AIの文字起こしは、この「探す」工程を先に潰せます。

下書きの作り方

順番は3つです。録音を文字起こしする、項目を指定して下書きを作らせる、人が確認して直す。2番目の指示は毎回同じ文面で構いません。

下書きに指定する項目

• 決定したこと（誰が、いつまでに）
• 保留になったこと（理由つき）
• 次回の議題
• 数字・人名・日付は原文のまま残す

人が直すべき5点

AIの下書きは、決定と未決定の区別が甘いまま出てくることがあります。「検討します」が「決定」に変わる、人名の漢字が違う、日付が1日ずれる、金額の桁が変わる、この4つは必ず見ます。加えて、会議の場のニュアンス（強く反対があった等）は文字起こしに残らないため、記憶で補います。

注意点

社外秘の会議は、勤務先の規程とツールの利用規約を先に確認してください。録音する場合は参加者への事前の一言も必要です。顧客名は伏せ字にしてから貼ると、社内で通しやすくなります。

まとめ

AIに渡すのは「聞き返す」工程、人が持つのは「確認する」工程です。この分担を決めておけば、議事録は会議直後に終わります。

参考：デジタル庁